Il Processo di Formazione

Perché la formazione è strategica

Per competere in un ambiente contraddistinto da cambiamenti continui, le aziende devono sapersi adattare rapidamente. La condizione per sviluppare questa flessibilità, e con essa un vantaggio competitivo, passa dallo sviluppo e dal potenziamento delle risorse umane. Data la complessità della gestione del personale, la formazione costituisce il ponte tra l’organizzazione e chi vi lavora: permette di diffondere e far condividere il piano strategico a tutti i livelli e di instaurare un clima favorevole, motivando i dipendenti a svolgere al meglio i propri compiti in vista degli obiettivi comuni.

La formazione assume un ruolo vitale su tre fronti: far acquisire conoscenze e competenze per lavorare meglio; colmare le lacune generate da cambiamenti interni o esterni, attraverso l’acquisizione di flessibilità; progettare un sistema di valorizzazione delle risorse umane. Ha inoltre un ulteriore vantaggio: gratifica i dipendenti, che percepiscono l’investimento dell’impresa sul loro percorso professionale e sono spinti a cercare la qualità nel servizio offerto. Se mantenuta nel tempo, conserva alti gli standard qualitativi e sostiene il vantaggio competitivo, orientando la filosofia aziendale alla qualità totale.

Le quattro fasi del processo formativo

Per attuare un processo formativo efficiente, l’azienda deve seguire un iter ben definito: analisi dei bisogni, progettazione dell’intervento, realizzazione tramite strumenti specifici e valutazione dei risultati. Ognuna di queste fasi condiziona la successiva.

1. L’analisi dei bisogni

È il punto di partenza obbligato di qualsiasi intervento. Senza di essa si rischiano errori costosi: usare la formazione quando altri metodi sarebbero più efficaci, dosarla in modo scarso o eccessivo, sbagliare le soluzioni da applicare. Se ben eseguita, fa risparmiare tempo, denaro e fatica, perché porta a definire con esattezza sia i problemi sia gli strumenti più adatti a risolverli. Deve essere un procedimento sistematico, basato su specifiche tecniche di raccolta delle informazioni, con l’obiettivo di mettere tutto il personale in condizione di lavorare a un livello ottimale, trasformando l’azienda in una learning organization, un’organizzazione che apprende.

A differenza di quanto spesso accade, sarebbe opportuno esaminare non solo i bisogni dell’azienda, ma anche quelli avvertiti dai singoli. Si parte “scattando una fotografia” della situazione attuale, analizzando la mission, la vision, gli obiettivi, i dati di business su mercato e concorrenza, la struttura organizzativa, i dati individuali di chi lavora e le iniziative formative già intraprese. Queste informazioni si raccolgono con strumenti diversi: questionari, interviste, osservazioni, riunioni di gruppo, documentazione aziendale. I bisogni emersi si organizzano poi in due categorie: micro, relativi a singoli individui o piccoli gruppi, e macro, comuni a molti dipendenti o a interi gruppi che svolgono lo stesso lavoro. Si redige infine un documento che indica, in ordine di priorità, le aree di miglioramento e suggerisce dove e come intervenire. A questo punto l’azienda valuta, in base a costi e competenze, se affidare la formazione a un consulente esterno o gestirla internamente.

2. La progettazione degli interventi

La progettazione traduce le attività individuate nell’analisi in metodologie concrete. In questa fase si pianificano gli obiettivi, i contenuti didattici, la tipologia di docenza, le tecniche, i tempi e i criteri di valutazione. È fondamentale che gli obiettivi siano chiari, così da essere ben compresi dai partecipanti e da consentire all’azienda di verificarne l’effettivo raggiungimento.

A seconda dei contenuti si scelgono metodologie diverse, ciascuna coerente con i risultati attesi: la lezione, l’esercitazione, lo studio dei casi, l’incident, l’autocaso, la simulazione, i role playing, la dimostrazione. L’efficacia dipende molto dalla preparazione del formatore: in una lezione, per esempio, deve tenere alta la concentrazione variando il tono di voce, facilitando il dialogo e stimolando i partecipanti. Il formatore diventa così un facilitatore che stimola il lavoro di gruppo, la ricerca di soluzioni e offre spunti applicabili a situazioni reali. In alcune metodologie chiede ai partecipanti di simulare situazioni fittizie: senza dover interpretare sé stessi nel contesto aziendale, tutti si sentono più liberi di mettersi in gioco. Qualunque sia il metodo, è indispensabile verificare, al termine di ogni momento formativo importante, la reale comprensione dei concetti.

3. La realizzazione degli interventi

È la concreta attuazione di quanto stabilito nelle fasi precedenti. In questo stadio diventa rilevante il costante monitoraggio delle attività in corso, che consente di ritarare obiettivi ed eventi didattici prima che si rivelino inadeguati. La flessibilità, in altre parole, non riguarda solo l’azienda ma anche il processo formativo stesso.

4. La valutazione dei risultati

Per avere la garanzia che l’obiettivo sia stato raggiunto, occorre valutare i risultati a distanza di tempo, verificando se le conoscenze sono state non solo acquisite, ma applicate sul lavoro. La valutazione porta vantaggi soprattutto se procede in parallelo alla formazione, tenendo sotto controllo gli obiettivi e correggendo in corsa gli aspetti critici. Diventa così il punto di partenza dei percorsi formativi successivi.

Purtroppo, spesso l’unico controllo effettuato è il questionario di gradimento del corso, che può essere solo un primo feedback su ciò che l’esperienza ha significato per i partecipanti. Uno strumento utile è anche il confronto tra le aspettative iniziali e i risultati effettivamente conseguiti. Ciò che invece viene spesso trascurato è la verifica della validità del corso a distanza di tempo, dopo tre o sei mesi, che permette di capire se il cambiamento sperato è davvero avvenuto: se le conoscenze si sono tradotte in atteggiamenti lavorativi, se il clima è migliorato, se produttività e soddisfazione dei clienti sono cresciute. In caso contrario, sarà necessario rivalutare l’intero processo per individuare gli errori e porvi rimedio.

Domande frequenti

Quali sono le fasi del processo di formazione?

Quattro: analisi dei bisogni, progettazione dell’intervento, realizzazione e valutazione dei risultati. Ogni fase condiziona la successiva, e saltarne una, in particolare l’analisi iniziale, espone a errori costosi e a interventi inefficaci.

Perché l’analisi dei bisogni è così importante?

Perché è il punto di partenza obbligato: definisce con esattezza i problemi e gli strumenti per risolverli, evitando di usare la formazione dove non serve o in modo sbagliato. Andrebbe rivolta sia ai bisogni dell’azienda sia a quelli dei singoli.

Come si valuta l’efficacia di un corso di formazione?

Non basta il questionario di gradimento. La valutazione più utile avviene a distanza di tempo (3-6 mesi), verificando se le conoscenze si sono tradotte in comportamenti lavorativi e se sono migliorati clima, produttività e soddisfazione dei clienti.

Meglio formazione interna o consulenti esterni?

Dipende. Le grandi aziende con un ufficio risorse umane conoscono già i propri bisogni e tendono a gestire la formazione internamente. Le piccole imprese traggono spesso vantaggio, anche economico, dall’affidarsi a strutture esterne specializzate.