La comunicazione all’interno dell’impresa, che per ovvi motivi è sempre esistita, o in una forma o in un’altra, è stata nei recenti anni riesaminata come una componente strategica della conduzione aziendale, perché sviluppa il coinvolgimento consapevole di tutto il personale nei confronti degli obiettivi dell’azienda.
Per questa sua natura essa percorre trasversalmente diverse fondamentali aree dell’azienda, dall’alta direzione all’ufficio che gestisce il personale, dalle pubbliche relazioni al marketing. Essa non richiede vaste risorse economiche, ma capacità, sensibilità e buona organizzazione: soprattutto deve essere ben integrata con l’attività e la comunicazione esterna dell’azienda. Con l’affermarsi della politica della trasparenza, la comunicazione interna può essere funzionale quando riguarda informazioni di base di tipo operativo, ma anche informativa quando illustra obiettivi, strategie e valori dell’azienda e creativa quando è intesa a stimolare comportamenti e azioni che possono accrescere il valore dei prodotti o servizi dell’impresa sul mercato.
Nell’era attuale la comunicazione interna si è trasformata in organizzativa in quanto gli strumenti, le iniziative e le modalità di comunicazione che riguardavano solo i pubblici interni oggi si riferiscono anche ad altri pubblici, tradizionalmente considerati esterni. In altre parole la comunicazione interna ha ampliato il suo raggio d’azione e i suoi strumenti e finalità sono cresciuti fino a riguardare la gestione e lo sviluppo dell’organizzazione nel suo complesso. La comunicazione organizzativa si propone infatti di gestire e potenziare le relazioni dell’azienda con tutte le categorie di soggetti rilevanti per l’organizzazione stessa: in primo luogo i dipendenti, i collaboratori e i sindacati, e anche i clienti effettivi e potenziali, le istituzioni, l’opinione pubblica e i soggetti influenti.
Vi è una presenza della comunicazione interna in quasi tutti i grandi sistemi a prescindere dalle loro scelte strategiche e organizzative. Il cambiamento dei modelli logistici porta con sé l’insorgere di nuovi e diversi bisogni di comunicazione nell’organizzazione. I cambiamenti in corso negli ambienti esterni di riferimento non sono meno importanti al fine di richiedere sia cambiamenti nelle forme di comunicazione esterna, sia più elevati livelli di integrazione con le strutture organizzative e gestionali e con la comunicazione interna. Il marketing, la pubblicità e le relazioni pubbliche si stanno sempre più orientando alla massimizzazione delle risorse di conoscenza e di fiducia verso l’impresa.
La comunicazione organizzativa può essere definite come l’insieme dei processi strategici e operativi, di creazione, di scambio e di condivisione di messaggi informativi e valoriali all’interno delle diverse reti di relazioni che costituiscono l’essenza dell’organizzazione e della collocazione nell’ambiente.
La comunicazione organizzativa riguarda i membri interni, i collaboratori interno – esterni e tutti i soggetti esterni in qualche modo interessati o coinvolti nella vita dell’organizzazione, compresi i suoi clienti effettivi o potenziali.
La comunicazione organizzativa costituisce parte integrante dei processi produttivi e decisionali e dei rapporti con gli ambienti esterni; viene usata per definire e condividere la missione, la cultura, i valori dell’impresa; viene impiegata in oltre per sviluppare la qualità dei prodotti e dei servizi; favorisce infine la visibilità all’interno e all’esterno di tutta l’organizzazione, delle sue attività, delle sue politiche e dei cambiamenti in corso. L’aspetto più importante è che essa identifica, comprende e integra tutti i processi comunicazionali necessari alla vita e allo sviluppo dell’organizzazione.
Si possono ricordare quattro livelli che coprono le attività di comunicazione che un’impresa può erogare verso l’esterno o verso l’interno.
1.La comunicazione funzionale tratta le informazioni di tipo operativo necessarie a supportare i diversi processi produttivi e decisionali interni e l’attività degli operatori di front-line; inoltre quelle necessarie a supportare i processi di cooperazione produttiva esterni. E’ il primo tipo di comunicazione ad apparire nelle imprese, proprio perché si accompagna ai processi produttivi, gestionali e relazionali di base.
2.La comunicazione strategica dell’impresa riguarda le informazioni necessarie a far conoscere l’impresa nel suo complesso o importanti parti di essa, le sue strategie e le sue politiche ai diversi pubblici, siano essi interni o esterni. Serve per migliorare la visibilità dell’impresa o dell’ente nei confronti delle diverse categorie di dipendenti, dei giovani da assumere, degli investitori, dei clienti e dell’opinione pubblica in generale.
3.La comunicazione formativa concerne innanzitutto l’attività formativa vera e propria su temi comunicazionali di tipo interpersonale e mediato, effettuata sia in contesti formativi specialistici, sia sul luogo di lavoro. Si tratta della comunicazione tesa a formare indirettamente le persone attraverso l’apprendimento di contenuti e metodi di lavoro e delle modalità di comunicazione adatte a essere buoni collaboratori e a stimolare la cooperazione degli altri.
4.La comunicazione creativa è quella che si attua nelle situazioni poste in essere al fine di realizzare occasioni di scambio e di dialogo sia verticale che orizzontale, dove il sapere si trasferisce e si crea, spesso in modo informale. I contenuti della comunicazione creativa possono essere la generazione e la trasmissione di un sapere innovativo, la creazione di ambiti di cooperazione e di scambio, la soluzione di problemi.
Il fine ultimo e complessivo della comunicazione organizzativa è di sviluppare la trasparenza dell’impresa, rendendo espliciti i valori guida, i principi etici e la cultura di riferimento, i criteri organizzativi, i processi gestionali e produttivi, le caratteristiche dei prodotti e dei servizi.
La comunicazione interpersonale acquisisce un’importanza via via maggiore quanto più un’organizzazione, informando i suoi pubblici, non si propone solo di far arrivare il messaggio che vuole inviare con la certezza che sia colto nella sua essenza, ma anche e soprattutto quando si propone di sviluppare senso di appartenenza tra coloro che ne fanno parte e di fidelizzare i clienti interni e i clienti esterni.
