Formazione Congressuale: tre Case History

L’esperienza Luiss Management

Luiss Management, con l’apporto fondamentale di Italcongressi, ha istituito un primo corso dal titolo “Marketing e Management dei congressi”. L’idea non nasce dal desiderio di aggiungere l’ennesimo corso di management, ma dalla constatazione che la trascuratezza delle risorse umane identifica un bisogno preciso: il settore ha sempre più bisogno di manager e di persone capaci di gestire i molti ambiti di cui si compone questo mondo complesso.

Si tratta di un corso multidisciplinare, perché esiste una filiera con molte componenti che incidono sull’offerta congressuale: nessuna può essere trascurata. Servono quindi una pluralità di competenze e di sensibilità. L’idea di fondo è che un manager dei congressi debba eccellere in un’arte specifica, l’ars combinatoria, cioè l’arte di combinare le cose. È vero che i congressi sono fatti di filiere e coinvolgono molti fattori, ma la qualità del manager sta proprio nel combinare questi fattori produttivi, che in alcuni casi offrono servizi e in altri li rendono possibili.

Il congresso come mosaico

L’evento congressuale può essere paragonato a un mosaico formato da molti tasselli. Il problema è che il gestore li trova già uniti, mentre concettualmente si possono separare. Il manager deve saper considerare che ci sono decine di elementi o fattori produttivi da un lato, ma che dall’altro la realtà è un tutt’uno, che gli si presenta in maniera unitaria nell’esercizio del proprio lavoro.

La natura dualista del congresso

Il congresso è per sua natura dualista, sotto più aspetti. È a metà strada tra leisure e business: per il congressista è un momento di lavoro che accresce la conoscenza professionale, ma anche un’occasione di vacanza, spesso con un prolungamento della permanenza di tipo turistico. In pratica, la sua soddisfazione dipende sia dalla parte business sia da quella leisure.

È dualista anche perché nell’organizzazione agiscono due tipi di fattori dalle sensibilità opposte, che gli addetti chiamano “freddi” e “caldi”. Da un lato il congresso è un meccanismo che necessita di un’organizzazione puntuale e precisa, come un orologio: deve avere una testa fredda a governarlo, non può essere lasciato al caso. Dall’altro è fatto di ospitalità, eventi collaterali e elementi che gratificano i partecipanti sul piano del calore e della qualità delle relazioni. Infine è dualista perché composto da fattori materiali, ben identificabili (la traduzione simultanea, la comodità delle sedi, l’efficienza delle segreterie), e da fattori immateriali: ogni congresso è un’esperienza che va oltre la stretta materialità e che può gratificare o meno a prescindere dalla qualità materiale. Ecco perché le performance delle risorse a contatto diretto con il congressista, con competenze di problem solving, empatia e comunicatività, sono componenti chiave del servizio.

Il Master Europeo in Congress Management

Dalla fine degli anni Novanta, quattro sedi universitarie europee hanno avviato i corsi del Master Europeo in Congress Management: la Berufsakademie di Ravensburg in Germania, la Deusto di Bilbao in Spagna, la Hallam di Sheffield in Gran Bretagna e l’Alma Mater di Bologna per l’Italia. L’iniziativa è partita dalla Commissione Europea per rispondere all’esigenza di formare personale altamente qualificato nell’industria dei congressi.

Era la prima volta che l’Europa si muoveva in modo organizzato per offrire ai laureati l’opportunità di approfondire un settore specifico ad alto potenziale occupazionale. L’obiettivo dichiarato era preparare professionisti ad alta scolarizzazione, con sbocchi più concreti rispetto a quelli generici della gestione dei servizi turistici, capaci di operare all’interno di grandi società europee in un comparto in forte concentrazione. I legami internazionali del network consentono inoltre lo svolgimento di periodi formativi presso le altre università europee aderenti.

L’esperienza AIMP

Nei progetti dell’associazione AIMP la formazione professionale assume un’importanza fondamentale, perché in tutto il settore dei convegni si avverte la necessità di piani di studio che abbiano una reale rispondenza con le esigenze delle imprese e con le aspettative dei giovani che sognano di diventare organizzatori di eventi. Il “Patto per l’Italia dei Congressi”, siglato da tutte le associazioni rappresentative del settore, ha portato chiaramente alla ribalta il problema. La formazione, secondo questa impostazione, dovrebbe muoversi su due grandi livelli: uno base per i neodiplomati e uno di master per i neolaureati, con percorsi intermedi di aggiornamento.

AIMP ha anticipato il lavoro interassociativo predisponendo tre corsi finanziabili: meeting planner, per la prima formazione di organizzatori di eventi congressuali aziendali; event & communication assistant, rivolto a un pubblico femminile per formare figure capaci di gestire la comunicazione d’impresa attraverso gli eventi; e destination promoter, operatore di Destination Management Company, figura nuova proiettata alla promozione di aree turistiche di nicchia. I tre progetti, presentati per ottenere i finanziamenti del Fondo Sociale Europeo, non ottennero però parere favorevole, perché l’associazione non veniva considerata soggetto idoneo a erogare formazione, pur disponendo al suo interno di professionalità riconosciute. Questo ha spinto AIMP a stringere accordi con scuole di settore e centri di formazione riconosciuti, per riproporre con successo i progetti superando lo scoglio dell’idoneità del promotore. Progetti ambiziosi, che testimoniano la volontà di portare nuova linfa nel settore degli eventi.

Domande frequenti

Cosa deve saper fare un manager dei congressi?

Deve padroneggiare l’ars combinatoria: l’arte di combinare i numerosi fattori produttivi di un evento. Il congresso è come un mosaico di molti tasselli, che il manager trova già uniti ma deve saper considerare sia nella loro pluralità sia nella loro unitarietà.

Perché si dice che il congresso è “dualista”?

Perché sta a metà tra leisure e business, contempera fattori “freddi” (organizzazione precisa) e “caldi” (ospitalità e relazioni) ed è composto da fattori materiali e immateriali. La soddisfazione del congressista dipende dall’equilibrio tra tutte queste dimensioni.

Cos’è il Master Europeo in Congress Management?

È un percorso avviato dalla Commissione Europea in quattro università (Ravensburg, Bilbao, Sheffield e Bologna) per formare professionisti altamente qualificati nell’industria dei congressi, con periodi formativi possibili nelle diverse sedi del network.

Quali corsi ha proposto AIMP?

Tre profili: meeting planner (organizzatore di eventi congressuali aziendali), event & communication assistant (comunicazione d’impresa tramite eventi) e destination promoter (promozione di destinazioni turistiche di nicchia). Nati per il Fondo Sociale Europeo, sono stati poi realizzati tramite accordi con enti riconosciuti.