Netiquette: il Galateo delle email

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Netiquette: il Galateo delle email

Autore Valentina Maltagliati il 10/2/2010 Categoria Marketing e Comunicazione

L’accesso ad internet e l’uso delle email è ormai di uso corrente dal 2000, un decennio. Ci si aspetterebbe, almeno da coloro che hanno la pretesa di usare la tecnologia come strumento di lavoro, che fossero rispettate le regole minime di “virtualcortesia”. E invece no… Per le feste si tocca l’apice della volgarità informatica: fioccano alberelli e disegnini ottenuti dalla digitazione dei vari simboli dell’alfabeto che naturalmente, se hai uno schermo diverso da quello del mittente, ti arrivano sformattati e quindi illeggibili; la casella si riempie di email di auguri che vengono identificate dal sistema come SPAM perché il mittente infila tutta la cartella dei contatti nel campo destinatario, si ricevono email con foto dei figli da semplici conoscenti, si sprecano le gif animate che pesano decine di MB e ti piantano la posta mentre stai aspettando l’email della tredicesima… insomma un delirio informatico del nuovo millennio.

E allora ripassiamo insieme alcune regole di base che prima erano tanto di moda e che oggi sembrano essere solo patrimonio di pochi.

EMAIL

Da Wikipedia cito liberamente: “La posta elettronica o email (dalla inglese «electronic mail», in italiano posta elettronica) è un servizio Internet grazie al quale ogni utente può inviare o ricevere dei messaggi. […] È la controparte digitale ed elettronica della posta ordinaria e cartacea. A differenza di quest’ultima, il ritardo con cui arriva dal mittente al destinatario è normalmente di pochi secondi/minuti, anche se vi sono delle eccezioni che ritardano il servizio fino a qualche ora.”

La controparte digitale della posta cartacea? Chi di noi si sognerebbe di inviare per posta cartacea scrivendo nel destinatario tutti gli indirizzi di casa o dell’ufficio dei destinatari? Nessuno. Però con le email si fa.

I campi A (o to) e Cc (copia conoscenza) sono visibili dai destinatari. Se volete inviare un messaggio a persone che fra loro non si conoscono e che non desiderano palesare che sono vostri pazienti/amici/clienti/fornitori/amanti ecc, abbiate l’accortezza di inserire gli indirizzi nel campo Ccn (copia conoscenza nascosta).

Se volete che il sistema non inserisca automaticamente la dicitura SPAM prima dell’oggetto, fate liste di persone corte.

Chi di noi scriverebbe una lettera senza un oggetto, e soprattutto senza la firma? Nessuno. Però con le email si fa.

Ho sentito professori universitari letteralmente implorare gli studenti di firmarsi perché ovviamente è un po’ difficile capire come si chiama il titolare di account tipo trilli84@gmail.com oppure giampi86@hotmail.it ed iscriverlo all’esame dopo i termini. Ciò è particolarmente importante quando si invia un curriculum o un progetto.

Chi di noi scriverebbe una lettera completamente sgrammaticata? Nessuno (o quantomeno ci impegneremmo per evitarlo). Però con le email si fa, volutamente.

Si usano le K al posto delle doppie C o anche solo delle C, si abusa delle abbreviazioni: “pf risp asap che vorrebbe dire “per favore rispondi appena possibile” (asap dall’Inglese as soon as possible). Ben venga per i ragazzini che amano identificarsi in uno slang di gruppo per sentirsi parte del tutto, ma non si può nei contatti di lavoro oppure quando ci si rivolge ad un docente, ad un datore di lavoro, ad un cliente o fornitore.

Chi di noi ricevendo una mail destinata anche ad altri, scriverebbe un ciclostile immediato rispondendo a tutti? Non credo sia così comune, ma con le mail si fa. Occhio quindi a come si sfruttano le caselle dei destinatari. Se gli indirizzi sono nelle caselle A e Cc, utilizzando “rispondi a tutti” s’inizia a far girare una discussione verso tutti i destinatari. Se invece gli indirizzi sono in Ccn anche cliccando per sbaglio “rispondi a tutti” la riceve solo il mittente. Questo può essere utile per esempio nelle mail inviate al proprio team, ad un gruppo di amici, ai genitori di una classe, ai propri clienti, ai propri pazienti. Mettiamo che si debba promuovere un evento per partecipare al quale bisogna prenotarsi. Se il mittente mette gli indirizzi nei campi A e Cc rischia che tutti i destinatari ricevano le conferme del singolo partecipante che per eccesso di zelo o inesperienza ha cliccato su “rispondi a tutti” e un giorno, magicamente, ti ritrovi 20 email di sconosciuti che dicono “io ci sono”, “ma non potremmo fare alle 15 anziché alle 17?”, “A ‘bbello! Cisi doma raga! ”.

E qui s’inserisce anche il discorso dei report. Via email sono ingestibili. Con le tecnologie attuali è quasi sempre possibile creare una intranet, un blog, un calendario o qualunque altro spazio virtuale gratuito in cui condividere file, note e appuntamenti. In questi spazi ci si va se si è interessati a leggere il contenuto e non ci si ritrova la casella di posta elettronica ingolfata.

Chi di noi per rispondere ad una lettera cartacea la fotocopierebbe e scriverebbe la sua risposta a seguire? E chi di noi rispondendo ad una lettera cartacea non farebbe riferimento a quella ricevuta? Di nuovo, con le mail si fa…

Quando ci arriva una email con oggetto ad esempio “proposta di appuntamento”, i due errori più comuni sono: rispondere creando una nuova email, oppure cliccare “rispondi” ed inserire il testo a seguire.

Scrivere una nuova email non è funzionale perché molti di noi gestiscono decine se non centinaia di email il giorno. E’ meglio cliccare su “rispondi” così si mantiene l’oggetto e si può essere anche molto sintetici tipo “Ok per il 20 febbraio presso di noi”.

Come avrete notato, quando si clicca su rispondi, il sistema, che è preciso, riporta: mittente, destinatario/i, orario, oggetto, tutto il testo della prima email, la firma e talvolta anche una lunga normativa sulla privacy. Se si clicca “rispondi” e si scrive il testo in fondo alla mail, chi riceve si chiederà perché gli è stata reinviata la propria email oppure, se è un po’ abituato, dovrà scorrere una lunga pagina di dati a lui ben noti per poter leggere la risposta.

Chi di noi invierebbe una lettera per promuovere ad esempio un corso della sua società su carta colorata piena di adesivi luccicanti, lustrini e disegnini sorridenti? Ridete? Eppure per email si fa, eccome. Oggi, che molti di noi ricevono le email anche sui cellulari, è meglio non inserire colori, sfondi, gif animate e chi più ne ha più ne metta nelle mail; le appesantiscono esponenzialmente e le rendono illeggibili dai supporti mobili e anche molto poco professionali a mio parere.

Chi di noi inviando una lettera cartacea si aspetterebbe una risposta cartacea entro 30 secondi? Con le mail si fa, anzi, si pretende. E’ vero che molti di noi utilizzano strumenti portatili per gestire le email, ed altri passano buona parte della giornata davanti al computer, ma è anche vero che queste stesse persone hanno anche dei contatti personali, umani: riunioni, appuntamenti ecc. E allora o si pazienta un po’ o se si ha particolare urgenza si utilizzano altri mezzi di comunicazione come la classica “vecchia” telefonata.

Un’ultima piccola curiosità: per convenzione, quando si scrive maiuscolo, su web significa che si sta URLANDO!